Qu’est-ce qu’une demande de cotation (RFQ) en fret ?
Une bonne RFQ indique l’origine et la destination avec codes postaux ou ports, la règle Incoterms, la marchandise, le poids, les dimensions ou le volume, le nombre et le type de colis ou de conteneurs, la date de mise à disposition et les besoins particuliers comme les marchandises dangereuses ou la température dirigée. Le transitaire collecte alors les tarifs d’achat auprès des transporteurs, des agents et des transporteurs routiers, ajoute sa marge et les frais locaux, et répond par une cotation assortie d’une date de validité.
Une RFQ pour un seul envoi, souvent appelée demande spot, se distingue d’un appel d’offres (tender), où un chargeur invite plusieurs transitaires à coter de nombreux trajets pour une période contractuelle de plusieurs mois ou d’un an. Une cotation n’est pas non plus une réservation : le prix dépend généralement de la disponibilité de l’espace et de l’équipement au moment de la réservation, et des évolutions tarifaires comme une hausse générale des taux.
La rapidité et la clarté font gagner les RFQ, car les chargeurs envoient souvent la même demande à plusieurs transitaires et retiennent la première réponse complète et comparable. Précisez ce qui est inclus et exclu, comme la manutention au terminal, la douane, les droits et l’assurance, cotez en all-in quand le client l’attend, et signalez les surcharges susceptibles de changer. Clarifiez les informations manquantes par une question rapide plutôt que de deviner, car une hypothèse erronée se transforme en perte de marge.