Qu’est-ce qu’une confirmation de réservation (booking) en transport ?
Une fois l’espace demandé par le transitaire ou l’expéditeur, la compagnie maritime, la compagnie aérienne ou son agent émet la confirmation. Elle indique le numéro de réservation, le navire et le voyage ou le vol, les ports, l’ETD et l’ETA, le type et le nombre de conteneurs, le dépôt de retrait des vides et les cut-offs marchandise, documentaire et VGM. Le numéro de réservation sert de référence pour retirer les conteneurs vides et faire entrer les pleins au terminal.
Une confirmation de réservation n’est pas un connaissement et ne prouve pas que la marchandise a été expédiée. Elle réserve seulement l’espace et l’équipement ; le connaissement ou la LTA est émis une fois la marchandise reçue ou chargée. Elle se distingue aussi de la confirmation que le transitaire adresse à son client, qui reprend généralement les informations du transporteur avec le tarif convenu, la règle Incoterms et les modalités d’enlèvement.
Contrôlez chaque confirmation de réservation par rapport à la demande dès sa réception : un mauvais type de conteneur, un autre port, un navire plus tardif ou un cut-off trop serré se corrigent bien plus facilement avant l’envoi des camions. Les transporteurs peuvent reporter ou modifier les réservations quand les navires sont en surbooking : conservez la dernière version et transmettez le jour même tout changement d’ETD ou de cut-off à l’expéditeur et au transporteur routier.