¿Qué es una confirmación de reserva (booking confirmation)?
Después de que el agente de carga o el embarcador solicita espacio, la naviera, la aerolínea o su agente emite la confirmación. Esta incluye el número de reserva, el buque y el viaje o el vuelo, los puertos, la ETD y la ETA, el tipo y la cantidad de contenedores, el depósito donde retirar los vacíos y los cierres de carga, documentos y VGM. El número de reserva (booking) es la referencia que se usa para liberar los contenedores vacíos y para ingresar los llenos en la terminal.
Una confirmación de reserva no es un conocimiento de embarque y no prueba que la mercancía se haya embarcado. Solo reserva espacio y equipo; el conocimiento de embarque o la guía aérea se emiten una vez recibida o cargada la mercancía. También se diferencia de la confirmación que el propio agente de carga envía al cliente, que suele repetir los datos del transportista junto con la tarifa acordada, la regla Incoterms y la organización de la recogida.
Compare cada confirmación de reserva con la solicitud en cuanto llegue: un tipo de contenedor equivocado, un puerto distinto, un buque posterior o un cierre muy ajustado son mucho más fáciles de corregir antes de enviar los camiones. Los transportistas pueden pasar reservas a otra salida o modificarlas cuando los buques están sobrevendidos, así que conserve la última versión y comunique ese mismo día al embarcador y al transportista terrestre cualquier cambio de ETD o de cierre.